Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Julkisalan koulutettujen neuvottelujärjestö JUKO ry

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Riku Holm, Enable JavaScript to view.

Rekisterin nimi

Sense-luottamusmiesrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• JUKO tarvitsee tiedot valtuuttaakseen luottamusmiehen tehtäväänsä ja ilmoittaakseen sen työnantajalle.
• Tietoja käytetään luottamusmiesten toimintaedellytysten hoitamiseen (koulutus, tiedotus).
• Lisäksi yhteystietoja tarvitaan JUKOn jäsenyhdistysten ja niiden alayhdistysten jäsenten edunvalvonnan hoitamiseen.
• JUKOn selvittää muun muassa palvelussuhteen ehtoihin vaikuttavia asioita tekemällä kyselyitä luottamusmiehilleen.

Rekisterissä olevat ryhmät

JUKOn luottamusmiehet

Rekisterin tietosisältö

• henkilötunnus ja nimi
• työpaikan osoite, kotiosoite
• matkapuhelinnumerot
• työ- ja kotisähköpostiosoitteet
• työnantaja ja -paikka, sopimusala, tehtävä/ammattinimike
• luottamusmiestehtävä ja toimikausi
• JUKOn jäsenyhdistys
• kieli (suomi/ruotsi)

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennetaan pääasiassa luottamusmiehen itsensä ilmoittamat tiedot. Toimikauttaan jatkavien tieto voi tulla esim. pääluottamusmieheltä tai ko. henkilön omasta jäsenjärjestöstä.

Kenelle ja mitä tietoja luovutetaan

JUKOn toimesta tietoja luovutetaan seuraavasti

• Henkilötietoja (nimi, työnantaja, sopimusala, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero) luovutetaan JUKOn jäsenyhdistysten ja niiden alayhdistysten edustajille, jotka tarvitsevat tiedot edunvalvonnan hoitamiseksi.
• Tietoja (hetu, nimi, työnantaja, sopimusala, tehtävä, toimikausi) luovutetaan JUKOn jäsenyhdistyksille ja niiden alayhdistyksille tiedoksi ja päivitettäväksi niiden omiin rekistereihin.
• Henkilötiedot (nimi, luottamustehtävä ja toimikausi) ilmoitetaan työnantajalle ja ko. jäsenjärjestöille.
• Yksittäisille jäsenille luovutetaan oman työpaikan luottamusmiehen nimi, työpuhelinnumero ja työsähköpostiosoite.

Miten tiedot luovutetaan

Tietojen luovutus tapahtuu sähköisellä yhteydellä tai puhelimitse. Kaikki tietojen luovutuspyynnöt kirjataan mahdollisten väärinkäytöstilanteiden selvittämiseksi. Tässä yhteydessä kirjataan tietoja pyytäneen henkilön nimi, päivämäärä, mihin tietoja tarvitaan sekä mitä tietoja on luovutettu.

Rajoitamme JUKOn ja jäsenyhdistystemme liittojen henkilöstön pääsyä tietoihin eri rooleihin perustuvilla käyttöoikeuksilla.

Rekisteritietojen suojauksen periaatteet

• Luottamusmiesilmoitukset säilytetään tilassa, jonne ei ole vapaata pääsyä. Tietoja saavat käsitellä ja käyttää rajatusti vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.
• Luottamusmiesrekisteri on omassa tietokannassaan, joka on suojattu. Rekisterinkäyttäjillä on omat, henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja voimassa olevia tietosuojasäännöksiä. Tietoja saavat käsitellä ja käyttää vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.
• Sähköpostitse toimitetut tiedot lähetetään salattuna.
• Rekisteristä työnantajalle luovutetuista tiedoista (luottamusmiesilmoitus) säilytetään paperimuodossa oleva kopio, jotta tietojen esteetön käyttö voidaan taata myös teknisissä häiriötilanteissa.

Tietojen luovuttaminen suoramarkkinointiin

JUKO ei luovuta tietoja suoramarkkinointitarkoituksiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn kielto-oikeus

• Luottamusmies voi ilmoittaa luovutus tai käsittelykiellosta kirjallisesti rekisteriä hoitavalle henkilölle sähköpostitse osoitteeseen Enable JavaScript to view.. Tiedot poistetaan pysyvästi henkilön niin ilmaistessa kirjallisesti. Luottamusmiehen toimenkuvan vuoksi luottamusmiehen tehtävässä toimiminen edellyttää rekisterissä olemista.

Rekisteröidyn tarkastusoikeus

• Henkilötietolain mukaan rekisterissä olevalla luottamusmiehellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Tarkistaminen tapahtuu kirjautumalla Jukolaan. Kirjautumisesta on tarkempi ohjeistus Jukolaan kirjautumissivulla. Epäselvissä tapauksissa voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen: Enable JavaScript to view..
• Niiden luottamusmiesten osalta, joiden luottamusmieskausi on päättynyt, tietojen tarkistaminen tapahtuu ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Enable JavaScript to view..

Tiedon korjaaminen

Henkilörekisterilain mukaan rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton tai vanhentunut henkilötieto.

Tietojen säilyttäminen

• Säilytämme tiedot niin kauan kuin ne ovat tarpeen toimintamme kannalta sekä meitä velvoittavan lainsäädännön nojalla.
• Pääsääntöisesti tietoja säilytetään rekisterissä kymmenen (10) vuotta luottamusmiestehtävän päättymisen jälkeen. Rekisteriin tehdään säännöllisesti, vähintään kerran vuodessa tarkastus, jonka yhteydessä poistetaan vanhentuneet tiedot (mm. kuolleet henkilöt).