Blogi: Sihteerinä etätöissä - Olen toimistotyyppi ja tiennyt sen aina

12.8.2020 12:34

En ole lainkaan etätyökonkari. Ennen koronaa olen ollut yhden kerran etätöissä 37 työvuoden aikana. Sekin johtui minusta riippumattomista syistä: muutimme väistötiloista takaisin toimistolle, eikä sinne voinut mennä ict-viritysten takia.

Koronaepidemian pakottamana taas etätöihin, ei muuta voinut. Tai olisi voinut – meillä oli mahdollisuus mennä työpaikalle, koska siellä ei ollut ketään. Aluksi tuntui jopa turvallisemmalta olla toimistolla. Maaliskuun loppupuolella kuitenkin iski paniikki ja kauhu.

Minulla ei ollut pehmeää laskua eikä siirtymäaikaa. Itse tein valintani. Myöhemmin huomasin, että kertasukellus vaikutti syvästi. Huomasin, että olin hyvin epävarma. Takaraivossa kalvoivat työn tekemisen laatu ja tuottavuus tai se, unohdinko tehdä jotain. Singahtelin asiasta toiseen, pystymättä keskittymään yhteen asiaan alusta loppuun.

Eteen tuli haasteita, jotka piti ratkaista. Skype-kokoukseen olin osallistunut yhden kerran vuosia sitten. Sen jälkeen minulla ei ollut etäkokouksia. Yht’äkkiä minulta kysyttiin ongelmien tullessa neuvoja.

Ongelmien ratkominen oli myös palkitsevaa. Muutama esimerkki: miten saan hoidettua yhdelle asiakirjalle sähköisesti useamman henkilön allekirjoitukset tai miten saan valokuvan toisen ohjelman vaatimaan formaattiin.

Ratkaisin liian pienet sähköpostin fontit kasvattamalla kokoa. Tarkoitus oli ennen postin lähettämistä vaihtaa takaisin pistekokoon 12, mutta aika monta kertaa unohdin. Mietin, mitä sähköpostin vastaanottaja ajattelee sokeudestani. Kuukausien jälkeen ei enää harmittanut, nauratti vain.

Onko paperittomia toimistoja oikeasti? Ei ainakaan minun työpisteeni. Huomasin, että minulla oli aika paljon muistilappuja työhuoneeni seinällä. Etätöissä katseeni etsi niitä, kun muistin, missä kohtaa seinällä oli juuri se tarvitsemani asia. Kävin toimistolla ottamassa lapuista valokuvat, joista oli suuri apu.

En ollut ajatellut koskaan, että olisin niin rutiini-ihminen kuin nyt paljastui. Kahvitauot ja lounaat ovat usein jääneet pitämättä, kun kukaan ei huikkaa ovelta kaveriksi. Olisi myös mukavaa pyöritellä ratkottavia asioita jonkun kanssa kasvotusten. Työpaikalla ”hönttäsin” monta kertaa asioimassa työkavereiden huoneissa.

Etätyössä työkavereista erottuivat ihmiset, jotka halusivat soittaa ja olla enemmän läsnä kuin koneen kautta. Yllätyksiäkin tuli – puoleen ja toiseen.

Uskon, että monessa työyhteisössä esimiehet ovat joutuneet pohtimaan eri ammattiryhmien etätöitä. Sihteeri on perinteisesti työpaikalla. Jo vuosia päälliköt ja asiantuntijat ovat tehneet etätyötä silloin tällöin. Minulle ei ole ollut koskaan ongelma muiden etätyö. Olen toimistotyyppi ja tiennyt sen aina.

Pitkästä, poikkeuksellisesta ajasta kertoo myös se, että etätöihin lähtiessäni päälläni olivat talvivaatteet, palatessa kesävaatteet – jos siis palata voi. Jos etätyöt jatkuvat, olenpa ainakin viisaampi tunnistamaan heikkouksiani. Lopulta tärkeintä on kuitenkin kaikkien terveys.

Anu Huttunen

Johdon sihteeri
050 592 7911

Henkilöesittely mood

Päätehtävät

  • Toiminnanjohtajan sihteeri
  • Sihteerin yleiset tehtävät
  • Toimiston ulkopuoliset yhteydet (kokousaikataulut ja neuvottelutoiminnan edellyttämät yhteydet)
  • Kotisivujen ylläpito